Ahorro significativo de tiempo al distribuir mapas de rutas con Mergin Maps.
Este estudio de caso se escribió originalmente en checo. La versión checa puede encontrarse aquí.
Todos los años, equipos de voluntarios recorren puerta a puerta la ciudad checa de Litomyšl recogiendo donaciones benéficas. Los organizadores del evento definen las rutas de los distintos equipos de voluntarios marcando con bolígrafos mapas de papel. El proceso presenta una serie de problemas, tanto en la elaboración como en el uso de los mapas, que los organizadores intentaron superar digitalizando los mapas con un software SIG de código abierto.
Los mapas se elaboraron utilizando QGIS y se pusieron a disposición de los voluntarios en sus teléfonos mediante la aplicación Mergin Maps . Ahora los voluntarios pueden orientarse fácilmente en mapas que muestran claramente sus rutas. Los organizadores han reducido el tiempo necesario para actualizar las rutas y distribuirlas a los voluntarios.
Veronika Peterková trabaja para la Caridad Parroquial de Litomyšl, una organización sin ánimo de lucro que presta servicios sanitarios y sociales a personas necesitadas desde 1993.
Veronika describe las actividades de la organización benéfica: "Proporcionamos servicios médicos a domicilio y cuidados de enfermería a los residentes de Litomyšl y sus pueblos circundantes. Esto incluye la ayuda a las familias en las que el desarrollo saludable de un niño está en riesgo y la provisión de estancias de respiro para los clientes que, de otro modo, son atendidos por sus familias en casa. Atendemos a unos 1000 clientes al año".
Y añadió: "También coordinamos las actividades de los voluntarios que visitan a los ancianos, ayudan a dar clases particulares a los niños y a realizar diversas actividades de ocio y culturales".
Uno de los eventos más importantes de la organización benéfica de la parroquia es la "Tříkrálová sbírka" (Colecta de los Reyes Magos), una colecta de villancicos puerta a puerta que se realiza alrededor del 6 de enero de cada año.
"La Colecta de Reyes es el mayor evento nacional de voluntariado en la República Checa. Sólo en la región de Litomyšl participan cada año cerca de 300 voluntarios y los cantantes de villancicos recogen más de 500.000 coronas checas (unos 20.000 euros) en cajas selladas. La recaudación se destina a ayudar a los enfermos, los discapacitados, los ancianos, las madres con hijos necesitados y otros grupos necesitados de la zona". explica Veronika.
La colecta de los Reyes Magos está organizada por Cáritas República Checa y al menos el 10% de su recaudación se destina a la ayuda humanitaria en el extranjero.
El desafío
Veronika se encarga de planificar las rutas de los cantantes de villancicos para que visiten eficazmente los hogares de la zona de Litomyšl. Los cantantes se dividen en grupos y se proporcionan mapas de papel que indican a los grupos los hogares que deben visitar.
Los mapas anteriores se elaboraron imprimiendo capturas de pantalla de un proveedor nacional de mapas web y marcando las impresiones de cada uno de los 50 equipos con rotuladores.
Este método resultó tener una serie de problemas, como describe Veronika: "En los mapas de zonas más grandes, los números de las casas no siempre eran visibles debido a la escala. Esto dificultaba aún más la orientación de los coordinadores que no estaban familiarizados con la zona, lo que provocaba confusión. A los coordinadores también les resultaba difícil mantener los mapas secos y sin daños cuando el tiempo era desfavorable. Si después se inscribían nuevos grupos o otros se daban de baja, había que rehacer/redividir las zonas, lo que llevaba mucho tiempo, ya que había que volver a marcar los mapas manualmente."
La solución y la aplicación
Veronika quería probar una nueva solución para organizar la colecta de Reyes de 2021 con el objetivo de que las tareas de los voluntarios fueran más claras y dependieran menos de los mapas en papel. Quería que la nueva solución le permitiera:
- reducir el trabajo mediante la reutilización de mapas en futuros eventos de la Colección de Reyes Magos
- actualizar fácilmente los mapas si entran o salen nuevos grupos y hay que editar las zonas
- permiten a los cantantes de villancicos ver exactamente dónde están en el mapa
- Sustituir gradualmente los mapas de papel, pero permitiendo el uso de mapas de papel cuando se prefiera
- agrupar y colorear los edificios a visitar en el ordenador
- registrar el uso de un edificio (por ejemplo, comercial) para dirigir a los voluntarios con mayor eficacia
- mostrar claramente cómo se asignan las áreas para que cualquiera pueda ver quién es responsable de un área determinada
Además, Veronika quería que la solución fuera asequible y que funcionara sin necesidad de que los voluntarios se conectaran a Internet sobre el terreno.
Peter Petrík, un participante habitual de la Colecta de los Reyes Magos de Litomyšl, sugirió a Veronika que probara a utilizar la aplicación Mergin Maps para coordinar la colecta en 2021. Peter trabaja para Lutra Consulting, la empresa que está detrás de Mergin Maps.
Le enseñó a Veronika cómo crear los mapas en QGIS, un programa de cartografía gratuito y de código abierto. Utilizando datos cartográficos de OpenStreetMap, crearon un proyecto en el que se mostraban los edificios que se iban a visitar, coloreados por su número de grupo de voluntarios asociado.
El mapa estilizado se subió a Mergin, una plataforma de cartografía colaborativa, para que pudiera visualizarse interactivamente en los teléfonos de los voluntarios mediante la aplicación móvil. QGIS se integra estrechamente con Mergin Maps , lo que significa que los mapas pueden ajustarse en QGIS y los cambios resultantes son visibles para los voluntarios poco después.
Resultados
Veronika reflexiona sobre la solución: "La solución cumplía todos nuestros requisitos y los mapas que hemos preparado pueden reutilizarse fácilmente en próximos eventos, lo que nos ahorra tiempo. El hecho de que los nuevos mapas fueran de acceso público significa que los voluntarios solo tienen que descargarlos utilizando Mergin Maps , lo que facilita mucho su distribución y actualización."
Y añade: "Todos los barrios que queríamos visitar se distinguían entre sí por colores y también nos alegró poder marcar claramente las zonas que no debían visitarse, como las zonas industriales, coloreándolas de gris. Ya vemos que ahora es mucho más fácil asignar zonas de la ciudad a nuestros voluntarios de forma clara y justa utilizando QGIS. La producción de mapas impresos para quienes los prefieran también es ahora fácil y los mapas tienen un aspecto mucho más profesional. Los que solo querían utilizar la aplicación Mergin Maps podían ver la misma información que en los mapas en papel, pero tenían la ventaja de poder señalar su ubicación exacta y ver claramente los números de casa de cada edificio".
Y concluye: "En general, la solución nos pareció fácil de usar, y apreciamos poder discutir el proceso con Lutra Consulting , que nos ayudó a resolver los problemas según fue necesario. Aproximadamente un tercio de nuestros voluntarios están interesados en utilizar Mergin Maps, lo que considero positivo".
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