Puede resultar tentador compartir el inicio de sesión Mergin Maps con otros usuarios para compartir el acceso al espacio de trabajo o a los proyectos. Sin embargo, hay varias razones por las que los usuarios deberían evitar esta práctica. La primera razón es que compartir el inicio de sesión con otros usuarios va en contra delas Condiciones de servicio de Mergin Maps (el uso de compartir el inicio de sesión podría conllevar la pérdida de acceso a su cuenta). Además de incumplir el acuerdo de usuario, compartir los inicios de sesión no se considera la mejor práctica para el uso del servicio, ya que le impedirá aprovechar algunas funciones y podría ocasionar otros problemas para el flujo de trabajo de su proyecto.
Evite errores en los proyectos asignando permisos correctos a los usuarios
Compartir los inicios de sesión le impide aprovechar los flexibles controles de permisos de Mergin MapsMaps en su espacio de trabajo. Los distintos roles de usuario disponibles para la administración del espacio de trabajo pueden ofrecerle un mayor control sobre qué usuarios pueden acceder a determinados proyectos y evitar cambios no deseados en los proyectos limitando qué partes del proyecto pueden modificar los distintos usuarios en función de su rol o incluso limitando a determinados usuarios para que sólo accedan a los proyectos que tienen permiso para utilizar. Puede que quieras evitar que algunos usuarios puedan borrar proyectos o cambiar el esquema de datos de un proyecto para prevenir la pérdida accidental de datos dándoles un rol específico como Editor.
Es más difícil arreglar los proyectos si algo va mal
Aunque una de las características de Mergin Maps Maps que más gusta a nuestros usuarios es la fiabilidad de la sincronización de datos, a veces las cosas pueden salir mal. Un usuario puede eliminar accidentalmente características de un proyecto, cargar datos dañados o encontrarse con un error que provoque un fallo en la sincronización del proyecto.
En estos casos, es útil para nuestro equipo de soporte poder identificar al usuario y los dispositivos utilizados en el historial del proyecto para poder determinar la causa de los problemas y solucionar cualquier error que pueda estar causando problemas. Si todos los usuarios tienen el mismo nombre de usuario, nos lleva mucho más tiempo revisar el historial del proyecto para identificar el problema. Esto significa que podrías perder un tiempo valioso mientras tu proyecto está inutilizable.
Compartir el inicio de sesión incumple la normativa de seguridad
Compartir los datos de acceso con varios usuarios puede exponerle a violaciones de la seguridad de los datos. Si un empleado abandona la organización, podría seguir accediendo a los datos de su proyecto a menos que cambie los datos de inicio de sesión, o podría producirse una violación de datos si se pierde un dispositivo móvil sobre el terreno. Un actor malintencionado también podría acceder a tu proyecto y borrar tus datos. De hecho, compartir los datos de acceso podría acarrearle problemas normativos si su organización está obligada a cumplir normas de seguridad de datos como ISO27001 o SOC 2.
Perderás prestaciones avanzadas
Compartir los inicios de sesión de los usuarios le impide aprovechar toda la potencia de las funciones de Mergin Maps para la gestión de proyectos. Si cada usuario tiene su propio inicio de sesión, puede aprovechar las herramientas avanzadas de generación de informes, como:
- Registros del historial del proyecto que muestran quién realizó determinados cambios en el proyecto
- Seguimiento de la posición que permite a los usuarios registrar su ubicación en segundo plano
- Variables adicionales que permiten registrar qué usuario creó o editó por última vez una función o limitar quién puede editar determinados campos o funciones.
- Herramientas de procesamiento que le permiten crear informes sobre la actividad y el uso del proyecto
Compre sólo las licencias que necesite con permisos de usuario flexibles
La flexibilidad de la gestión de usuarios en los espacios de trabajo evita la necesidad de adquirir más puestos de los necesarios en su suscripción al espacio de trabajo. Puedes asignar usuarios inactivos como "Lectores" en tu espacio de trabajo y no contarán para tu límite de colaboradores activos. También puedes cambiar estos roles para cualquier usuario en cualquier momento.
Por ejemplo, supongamos que tiene 50 usuarios que necesitan tener acceso a su espacio de trabajo, pero sólo 15 de esos usuarios estarán trabajando activamente en proyectos en un momento dado. Sólo necesitaría adquirir 15 puestos de colaborador para su suscripción al espacio de trabajo. A continuación, puede asignar funciones de administrador, escritor o editor para los usuarios cuando están trabajando activamente en proyectos y dar a los demás usuarios funciones de lector.
Cuando un usuario termina de trabajar en un proyecto, puedes convertirlo en Lector y dar a otro usuario un rol activo sin tener que comprar otro puesto de colaborador, siempre y cuando no haya más de 15 usuarios activos en ese momento. Además, los Lectores pueden seguir descargando y sincronizando los proyectos a los que tienen acceso para mantenerse al día con la última versión del proyecto, sólo que no podrán hacer ningún cambio en los proyectos hasta que tengan un rol activo.
Si tiene preguntas, estamos aquí para ayudarle
Como siempre, estaremos encantados de ayudarte si tienes alguna pregunta sobre las funciones y la gestión de usuarios. Si tienes alguna pregunta sobre tu cuenta de Workspace, puedes crear un ticket de asistencia y nos pondremos en contacto contigo lo antes posible. También tenemos una comunidad de usuarios activa en nuestro canal de Slack, donde puedes obtener ayuda de otros usuarios y de nuestro equipo de asistencia. También puede consultar nuestra documentación para obtener más información sobre estas funciones y encontrar otra información sobre la gestión de proyectos. Además, si hay alguna función que crees que mejoraría tu experiencia con Mergin Maps Maps, visita nuestra página Wishlist donde puedes solicitar y votar nuevas funciones que te gustaría ver en la aplicación.